Eine E-Mail ist kein Brief. Verwenden Sie keine langen und komplizierten Sätze.
In der modernen Geschäftskommunikation wird auf veraltete Klischees verzichtet:
I regret to inform you (besser I am sorry but….)
Please do not hesitate to contact me (besser Feel free to ask me any questions)
Please advice (besser Please let me know)
Diese Klischees klingen unnatürlich, und warum sollten Sie Dinge schreiben, die Sie niemals sagen werden?
Wenn ich frage, ist Renny im Büro? , du würdest mir doch nicht antworten, ‘Regarding your enquiry dated November 21 as to whether or not Renny is present in her offece. I regret to infor you that…’?? , oder? Das würdest du niemals tun. Sie werden dich für verrückt halten. Schreiben Sie solche Dinge also nicht. Sie würden wahrscheinlich sagen: ‘I have checked Rita’s office and she isn’t in there’ – Schreiben Sie es so.
E-Mails sind ein Mittel zur schnellen Kommunikation. Halten Sie sie daher kurz und prägnant:
Dear Ben,
I will send the file tonight.
Cheers (wenn sie befreundet sind)
Speak to you soon (wenn sie nicht befreundet sind)
Frank Fischer
Verwenden Sie einen lockeren, gesprächigen Stil – so klingt das Geschriebene glaubwürdig und der Empfänger erkennt, dass er es wirklich mit einem Menschen aus Fleisch und Blut zu tun hat. Sie könnten sagen: „Sie denken vielleicht, ich sei unhöflich“. Es ist nicht unhöflich, einfach und höflich zu schreiben, im Gegenteil, Ihr Kollege wird es positiv zu schätzen wissen, glauben Sie mir!
Hi Tim
There are a few things I’m not sure about, could you help me?
Trennen Sie wichtige Informationen durch Leerzeilen
Who sorts out the invoice for delivery 804?
When will we know how much we need for next month?
Who must I contact for approval?
Thanks a lot.
Renny
Der Empfänger wird die Klarheit zu schätzen wissen und in Zukunft Freude daran haben, Ihre Nachrichten zu lesen.
Um sich so klar wie möglich auszudrücken, vermeiden Sie das Passiv. (passive form)
HE: It was agreed by the committee… (das Passiv)
BESSER: The committee agreed… (das Aktiv)
HE: At the last meeting, a report was made by Secretary (das Passiv)
BESSER: At the last meeting, the Secretary reported…..( das Aktiv )
HE: This form should be signed and should be returned to me. (das Passiv)
BESSER: You should sign the form and return it to me. (das Aktiv)
DAS SANDWICH-PRINZIP
(Positiver Start – schlechte Nachrichten – starkes Ende)
Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen oder sich entschuldigen müssen, wenden Sie immer das „Sandwich“-Prinzip an. Der Anfang einer E-Mail ist wie der Anfang eines Liedes – er bestimmt mood (die Stimmung)
Wenn die E-Mail mit negativen Informationen beginnt, ist es sehr schwierig, die Stimmung in eine positive zu ändern. Schauen wir mal ein paar Beispiele:
BLUE COMPANY
Herr Deller, ein Deutscher, schickt seinem besten Kunden, Herrn Johan, 17 Tonnen Mandarinen. Als die Fähre den Ärmelkanal überquert, kommt es zu einem Sturm, das Kühlsystem des Lastwagens fällt aus und die Mandarinen verderben. Herr Deller hat keine Möglichkeit, Herrn Johan außer per E-Mail zu benachrichtigen
Dear Mr. Johan,
I’m really sorry, but your load of orange can’t be delivered (und Herr Johan ist bereits unangenehm überrascht und verzweifelt)
There was an accident during the journey across the sea and all of the mandarins went bad (Jetzt steht Herr Johan kurz vor der Ohnmacht)
We have prepared a new load and I hope nothing happens this time.
DIE E-MAIL KÖNNTE SO AUSSEHEN:
Dear Mr. Johan,
I have just finished loading your new delivery. (Aktion – Entscheidung)
We had an unexpected problem. (Gehen Sie nicht näher auf das Problem ein. Herrn Johan interessiert sich nicht für Details, er möchte sehen, wie Sie das Problem gelöst haben), but I will do all I can to make sure this never happens again! (Aktion – Entscheidung)
Please, accept this new load as our gift for any inconvenience caused. (Entschädigung)
Feel free to call me for any details. (damit er Sie anrufen und fragen kann, was passiert ist, wenn es ihn interessiert)
I look forward to a great future partnership! (Verwenden Sie hier kein hope – das klingt zu schwach; Es ist für Sie völlig selbstverständlich, dass alles gut gelaufen ist)
Sincerely,
Mr. Deller
- Communicate at office
- MR. and MS.