Conference calls
Wenn Sie Schwierigkeiten mit solchen Telefonkonferenzen (Conference Calls) haben oder diese sogar befürchten, denken Sie daran, dass Sie nicht der Einzige sind – das versichere ich Ihnen.
Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Telefonkonferenz mit anderen Leuten aus allen möglichen Orten und einer von ihnen sagt: ,,Please, I would like to ask everybody to speak in a slow, clear and simple way, because it is important to me to understand“.
Diese Person wird dein Held, oder? Sogar schickst du ihm überhaupt Wein und Süßigkeiten zu Weihnachten?! Und warum schlüpfen Sie nicht selbst in die Rolle eines Helden?!
Vertreiben Sie Gedanken wie: „Ich möchte nicht unterbrechen, ich möchte nicht stören!“ – Sie mischen sich nicht in das Gespräch ein! Egal ob im Vier-Augen-Gespräch oder bei Telefonkonferenzen: Früher oder später wird Ihr Gesprächspartner merken, dass Sie dem Gespräch nicht zu 100 % folgen können. Schließlich sind die Engländer nicht dumm!
Denken Sie über diese Grundregeln nach, um sich zu entspannen und sich besser zu fühlen:
– Telefonkonferenzen sind kein übliches Kommunikationsmittel, sollten aber nicht unterschätzt werden, da sie profitabel, schnell und einfach zu organisieren sind.
– Versuchen Sie, Ihre Telefonkonferenzen nicht langweilig zu machen. Senden Sie die zu besprechenden Themen vorab per Post, Fax oder E-Mail und fügen Sie ggf. Fotos, Illustrationen und Grafiken bei. Dies sind praktische Hilfsmittel, die das Diskussionsthema veranschaulichen und verdeutlichen. Sie sind nützlich, wenn die meisten Teilnehmer einer Telefonkonferenz zusammen in einem Raum sind. So ist eine erhöhte Aufmerksamkeit und großes Interesse garantiert.
– Optimal für eine Telefonkonferenz ist eine Gruppe von drei bis sechs Personen, in der Entscheidungen zu einem bestimmten Problem besprochen werden. Große Gruppen sind schwer zu bewältigen, bei guter Vorbereitung ist dies aber auch möglich.
– Es empfiehlt sich, die Telefonkonferenz aufzuzeichnen, um sie bei Bedarf den Personen zur Verfügung zu stellen, die nicht am Gespräch teilnehmen konnten.
1. INTRODUCTION
Viele Menschen haben Angst vor der Telefonkonferenz und blicken mit der Begeisterung, die einem Zahnarztbesuch innewohnt, auf das bevorstehende Gespräch. Der Grund dafür ist, dass ihre bisherigen Eindrücke mittelmäßig oder geradezu schrecklich sind. Das überrascht mich überhaupt nicht, denn es gibt so viele mittelmäßige und schreckliche Telefonkonferenzen, dass wir den ganzen Tag dafür brauchen würden, sie zu besprechen!!! Das ist bedauerlich, da diese Art der Kommunikation seltener genutzt wird als E-Mails, obwohl sie die direkte und unmittelbare Teamarbeit fördert. Der Zweck meiner Tipps für Telefonkonferenzen besteht darin, die Vor- und Nachteile von Telefonkonferenzen hervorzuheben und Ihnen zu zeigen, was Sie vermeiden sollten. Vor allem möchte ich Sie ermutigen, Ihre Telefonkonferenz angenehm, effizient und erfolgreich zu gestalten, um die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, optimal zu nutzen.
2. HOW IT IS DONE
Hier finden Sie Richtlinien, wie Sie sich während einer Telefonkonferenz verhalten sollten und was Sie vermeiden sollten. Mit einem Wort: Was tun und was nicht!
STELLEN SIE SICHER, DASS DIE UMGEBUNG RUHIG IST
Während einer Telefonkonferenz kann es laut sein, und manchmal sind die Hintergrundgeräusche sogar noch störender. Schließen Sie die Tür und gehen Sie in einen ruhigen Raum, in dem Sie in Ruhe telefonieren können (verstecken Sie sich bei Bedarf hinter einem Bildschirm!), oder versuchen Sie, den Lärm zu begrenzen. Vermeiden Sie es, mit Papier zu rascheln, zu essen, Kaffee zu schlürfen oder auszukratzen, zu schnarchen, zu tippen, Kaugummi zu kauen oder andere ähnliche störende Geräusche zu machen. Wenn möglich, schalten Sie den Ton aus, der in der zweiten Leitung signalisiert, dass jemand nach Ihnen sucht – so minimieren Sie Ablenkungen, die Ihr Gespräch unterbrechen können.
WÄHLEN SIE IHREN VORSITZENDEN FÜR DIE KONFERENZGESPRÄCH
Sitzungen brauchen immer einen Vorsitzenden. Telefonkonferenzen sind keine Ausnahme – jemand muss das Gespräch leiten. In der Regel sorgt die Person, die als Sprecher benannt ist, für Kontrolle und verhindert Chaos.
Benutzen Sie Ihre Stimme, nicht Ihre Augen
Sie befinden sich in einer Telefonkonferenz! Wenn Sie jemanden persönlich treffen, können Sie ihm in die Augen schauen, um seine Stimmung zu verstehen und zu verstehen, wie Sie ihn ansprechen sollten. Dies geschieht mit Hilfe der verfügbaren Elemente, die Ihnen die Anwesenheit Ihres Gesprächspartners bietet. Bei einer Telefonkonferenz haben Sie diese Möglichkeit nicht. Ihre einzige Informationsquelle über die Stimmung Ihres Gesprächspartners ist seine Stimme. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner daher ständig nach seiner Meinung. Sprechen Sie langsam und deutlich, mit einfachen Worten und einer starken Stimme. Bestimmen Sie das Gesprächstempo – der Rest folgt.
WARTE BIS DU AN DER REIHE BIST
Vergessen Sie nicht, was Ihre Mutter oder Ihr Schullehrer Ihnen beigebracht hat – auch wenn Sie unbedingt etwas sagen möchten, warten Sie, bis Sie an der Reihe sind. Widerstehen Sie der Versuchung, andere zu unterbrechen. Zunächst geht es um Höflichkeit und Respekt für den guten Ton im Gespräch, aber auch gegenüber Ihren Kollegen. Und zweitens ist es bei manchen Telefonen, Lautsprechern und Mikrofonen technisch möglich, dass nur eine Person spricht. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner unterbrechen, riskieren Sie, versehentlich einen Teil seiner Erklärung wegzulassen.
Befolgen Sie den Zeitplan
Halten Sie sich an die im Vorfeld vorbereiteten Tagesordnungspunkte zur Diskussion. Für alle Telefonkonferenzen ist es gut, eine zu haben, damit wir dabei bleiben und sicherstellen können, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung vor der Besprechung per Fax oder E-Mail an alle Teilnehmer senden. Besser eine Last-Minute-Agenda als gar keine!!!